De AI schreef het in het Engels. In Vlaanderen is dat document nietig.

Belgische bedrijven nemen AI in gebruik in het Engels, want de tools, de prompts en de voorbeelden zijn allemaal Engelstalig. Vervolgens gebruikt iemand het om een waarschuwing aan een werknemer op te stellen, een functiebeschrijving, een beleid, een evaluatieformulier — en produceert zo een document dat juridisch niet bestaat.

De regel

Het taalgebruik tussen werkgever en werknemer wordt geregeld per gewest, niet door de voorkeur van het bedrijf en niet door wat de werknemer spreekt:

• Vlaanderen: Nederlands.
• Wallonië: Frans (Duits in het Duitstalige gebied).
• Brussels Hoofdstedelijk Gewest: afhankelijk van de taal van de werknemer.

De regel hangt vast aan de ligging van de exploitatiezetel, niet aan de nationaliteit van de werknemer, de werktaal van het bedrijf, of wat iedereen in de vergadering effectief spreekt.

Wat "nietig" in de praktijk betekent

Onder het Vlaamse taaldecreet is een document in de verkeerde taal nietig. De rechter stelt de nietigheid vast en beveelt vervanging, en tot ze vervangen zijn, worden die documenten geacht nooit te hebben bestaan.

Lees dat eens tegen een ontslagdossier aan. De waarschuwingen die je zorgvuldig documenteerde, zijn er nooit geweest. Het prestatiedossier dat je beslissing onderbouwde, zit niet in het debat. Je pleit een zaak zonder iets achter je.

De nietigheid werkt bovendien maar in één richting: in het voordeel van de werknemer. Ze mag hem geen nadeel berokkenen: volgens de meerderheidsrechtspraak kan hij zich beroepen op een gunstige bepaling uit het nietige document, terwijl hij de nietigheid kan inroepen tegen een ongunstige. Het risico ligt dus volledig bij jou.

Daarbovenop komen boetes — strafrechtelijke boetes van 400 tot 4.000 euro, of administratieve boetes tussen 100 en 1.000 euro.

Er bestaat een echte uitzondering: het Hof van Justitie van de EU oordeelde dat het decreet strijdt met het vrij verkeer van werknemers bij grensoverschrijdende arbeidsovereenkomsten, en Belgische rechtbanken passen dat toe. Ze is smaller dan de meeste mensen hopen.

Waarom AI dit erger maakt in plaats van beter

Drie redenen, en ze versterken elkaar:

1. Engels is de standaard. Het model antwoordt in de taal van de prompt, en de prompt is Engelstalig omdat de voorbeelden dat waren.
2. Volume. Een gegenereerde waarschuwingsbrief kost twee minuten in plaats van veertig, dus er worden er tien keer zoveel geschreven — en een gebrek dat vroeger één keer per jaar opdook, verschijnt nu maandelijks.
3. Het leest goed. Een vlot, professioneel, correct opgemaakt document ziet er niet uit als een document met een juridisch gebrek. Niemand leest het na op net dat ene wat eraan scheelt.

Wat je eraan doet

Zet de taal in de tool, niet in de opleiding. Stelt een skill documenten op die naar werknemers gaan, dan moet die de exploitatiezetel als invoer nemen en navenant Nederlands of Frans produceren — niet Engels maken en erop vertrouwen dat iemand eraan denkt te vertalen. Alles waarvoor je op het geheugen van een mens rekent, faalt met de frequentie waarmee mensen iets vergeten.

Scheid de twee opdrachten. In het Engels opstellen en dan vertalen is een andere workflow dan meteen in het Nederlands opstellen, en levert andere tekst op. Belgisch hr-taalgebruik heeft vaste formuleringen; een vertaling uit het Engels leest als een vertaling, wat voor een arbeidsrechtbank een probleem op zich is.

Bepaal vooraf welke documenten binnen het toepassingsgebied vallen. Documenten tussen werkgever en werknemer wel. Een interne analyse, een e-mail aan een leverancier, een strategienota niet. Trek die lijn één keer, op papier, in plaats van in elk gesprek opnieuw.

Houd de menselijke handtekening betekenisvol. Wie tekent, is verantwoordelijk voor de juistheid van de taal. Kan die persoon de output niet kritisch lezen in de vereiste taal, dan is de controle theater.